Онлайн-запись

Онлайн-запись — это запись клиентов на услуги по времени: стрижка, приём врача, урок, групповое занятие. Клиент открывает вашу страницу, выбирает услугу, специалиста, день и время, оставляет имя и телефон — и получает подтверждение. Вы видите записи в шахматке: столбцы — сотрудники, строки — время.

Где находится: «CRM» → вкладка «Запись». Настройки — кнопка «Настройки записи» в правом верхнем углу шахматки.

Записи не становятся сделками на доске CRM: у них своя шахматка. Но клиент, который записался, появляется в «Контактах», а его визиты видны в карточке контакта — см. CRM.

#Быстрый старт

1. Откройте «CRM» → «Запись» → «Настройки записи».
2. В карточке «Сотрудники и график» добавьте сотрудника: имя, должность и рабочие дни. По умолчанию график — пн–пт с 10:00 до 19:00.
3. В карточке «Услуги» добавьте услугу: название, длительность и цену. Отметьте, кто её оказывает.
4. Проверьте «Правила записи»: часовой пояс, шаг времени, подтверждение.
5. В карточке «Где клиенты записываются» нажмите «Создать страницу записи» — или поставьте блок «Онлайн-запись» из группы «Формы и заявки» на свою мульти-ссылку или AI-сайт.
6. Откройте страницу и запишитесь сами, чтобы проверить. Запись появится в шахматке.

Пока нет ни одного сотрудника или услуги, вместо шахматки показывается список «Настройте запись — это пара минут» с тремя шагами; выполненные зачёркиваются.

#Как записывается клиент

Блок записи на странице ведёт клиента по шагам. На каждом шаге есть «Назад», а над ним — что уже выбрано.

1. Услуга. Название, описание, длительность и цена. У групповой услуги — «группа до N человек» и цена «за человека». Если услуга одна, шаг пропускается.
2. Специалист. «Любой свободный специалист» или конкретный человек с должностью. Если услугу оказывает один сотрудник, шаг пропускается.
3. День и время. Лента дней на весь срок записи вперёд; дни без свободного времени неактивны. Под днём — свободное время. У групповой услуги под временем написано, сколько осталось мест. Если часовой пояс клиента отличается от вашего, внизу появится «Время указано по часам заведения: …».
4. Контакты. «Как вас зовут» и «Телефон» — обязательны; «Почта — пришлём подтверждение» и «Комментарий» — по желанию. У групповой услуги — «Сколько человек». Галочка согласия на обработку данных, если она включена в блоке. Кнопка — «Записаться» или ваш текст.

После записи клиент видит «Вы записаны» или, если вы подтверждаете вручную, «Заявка на запись принята» с припиской «Мы подтвердим время и сообщим вам.». Там же:

• «Добавить в календарь» — скачивает файл события для календаря телефона или компьютера;
• «Напоминать в Telegram» или «Напоминать в MAX» — открывает вашего бота, который запомнит клиента и пришлёт туда подтверждение и напоминание;
• для ВКонтакте — «напишите нам» со ссылкой на сообщество и код, который нужно отправить сообщением;
• «Отменить или перенести» — ссылка на страницу записи клиента и срок, до которого это можно сделать.

Кнопки мессенджеров появляются, только если бот подключён в Мессенджерах и мессенджеры в CRM есть в вашем тарифе.

Если два клиента выбрали одно время одновременно, запишется первый, а второй увидит «Это время только что заняли — выберите другое» и вернётся к выбору времени с обновлённым списком.

#Защита от спама

С одного адреса можно записаться не больше 6 раз в час — дальше клиент увидит «Слишком много записей подряд. Попробуйте позже или позвоните нам.». Боты отсекаются скрытым полем-ловушкой.

#Шахматка

#Навигация

#Сетка

• Слева — часы. Сетка начинается с самой ранней смены и заканчивается самой поздней в показанный день.
• Нерабочее время заштриховано, рабочие смены — светлые.
• Красная линия — текущее время по часовому поясу заведения.
• Плашка записи занимает свою длительность. Цвет говорит статус:

• Бледная область под плашкой — перерыв после услуги: в это время сотрудник не принимает.
• Групповое занятие — одна плашка «Йога · 7 из 12» со всеми участниками. Пометка «ждут решения» — кто-то из участников ещё не подтверждён.
• Щелчок по пустому месту столбца открывает запись вручную на это время (с округлением до шага сетки).
• Под сеткой — свёрнутый список «Отменено и отклонено: N». Щелчок по строке открывает запись.

#Ждут решения

Если вы подтверждаете записи вручную, новые записи собираются над сеткой в жёлтом блоке «Ждут решения» — все будущие записи, не только текущего дня. На каждой:

• «Подтвердить» — запись подтверждается сразу, клиенту уходит сообщение;
• «Отклонить» — открывает карточку записи, где можно указать причину.

Время записи, которая ждёт решения, уже держится за клиентом — другой клиент его не займёт.

#Карточка записи

Открывается щелчком по плашке. В ней: день и время, услуга, длительность, число мест, цена (у групповой — итог за все места), специалист, статус и откуда запись («Со страницы», «С сайта», «Вручную»), пометка «напоминания в мессенджер», если клиент их включил. Ниже — телефон (звонок в одно касание), почта, комментарий и ссылка «Контакт в CRM →».

Отменённые и отклонённые записи изменить нельзя — только посмотреть.

При переносе из кабинета время можно поставить куда угодно, даже вне графика, лишь бы оно не пересекалось с другой записью этого сотрудника. В группу той же услуги на то же время перенести можно, пока хватает мест. Статус записи при переносе не меняется.

#Групповое занятие

Щелчок по групповой плашке открывает список участников: имя, телефон или почта, сколько мест занял и статус. Щелчок по участнику открывает его карточку — подтверждать, переносить и отмечать визит нужно у каждого отдельно. Кнопка «Добавить участника · свободно N» записывает ещё одного человека в эту группу.

#Запись вручную

Для клиентов, которые позвонили или пришли лично. Откройте щелчком по пустому месту сетки или кнопкой «+ Запись».

Кнопка «Записать». Запись вручную сразу подтверждена, даже если вы подтверждаете записи со страницы вручную. Её можно поставить вне графика и на скрытую услугу, но не поверх другой записи: иначе — «Это время уже занято» или «В группе осталось мест: N». Команде о записи вручную уведомление не приходит.

#Настройки записи

#Сотрудники и график

Кнопка «+ Сотрудник» открывает форму, щелчок по строке сотрудника — его настройки. В свёрнутой строке — имя, должность, пометка «не принимает» и краткий график, например «пн–пт 10:00–19:00».

График недели. У каждого дня — смены «с … до …» с шагом 15 минут:

• «+ рабочий день» — добавить смену в выходной день;
• «+ после перерыва» — вторая смена в тот же день; промежуток между сменами — перерыв;
• «×» у смены — убрать её; день без смен — «выходной».

Конец смены должен быть позже начала, иначе — «Конец смены должен быть позже начала».

Особые дни — отпуск, больничный, другие часы. Выберите дату, оставьте галочку «выходной» или снимите её и укажите часы, нажмите «Добавить». Особый день заменяет обычный график на эту дату; повторное добавление на ту же дату заменяет прежнее. В списке видны особые дни от сегодняшнего вперёд, «×» убирает день.

Календарь сотрудника (iCal) — ссылка-подписка только на его записи, см. Подписка в календаре.

Новый сотрудник сразу оказывает все существующие услуги — снимите лишние галочки в услугах.

Удаление. Кнопка «Удалить» с подтверждением. Если у сотрудника уже есть записи, он не удаляется, а скрывается: «У сотрудника есть записи — он скрыт, а не удалён». Так сохраняется история клиентов.

#Услуги

Кнопка «+ Услуга» открывает форму. В свёрнутой строке — длительность, «до N чел.» у групповой и цена; пометки «скрыта» и «никто не оказывает».

Клиенты видят только услуги, которые включены и которые оказывает хотя бы один сотрудник, принимающий записи.

Удаление — «Удалить» с подтверждением «Прошлые записи останутся.». Записи хранят название, длительность и цену услуги на момент записи, поэтому правка или удаление услуги старые записи не меняет.

#Правила записи

Нажмите «Сохранить».

#Как считается свободное время

Клиенту предлагаются начала записи с выбранным шагом внутри смен сотрудника. Время подходит, если:

• услуга вместе с перерывом после неё целиком помещается в смену;
• оно не пересекается с другими записями сотрудника, которые ждут решения или подтверждены;
• до начала не меньше, чем «Запись не позже чем за»;
• день не дальше, чем «Открыта вперёд на».

У групповой услуги на одно время записываются разные клиенты, пока есть места; один клиент может занять несколько мест. Если клиент выбрал «Любой свободный специалист», сервис сначала дополняет уже начатые группы, а из свободных сотрудников выбирает того, у кого в этот день меньше записей.

#Где клиенты записываются

• Блок «Онлайн-запись» из группы «Формы и заявки» ставится на любую мульти-ссылку или AI-сайт. Услуги, сотрудники и график общие для всех страниц — в блоке настраиваются только подписи (см. ниже).
• «Создать страницу записи» — создаёт мульти-ссылку «Онлайн-запись» с одним блоком записи и открывает её редактор. У неё есть короткая ссылка для био, рекламы и QR-кода. Страница учитывается в лимите страниц тарифа.

Настройки блока «Онлайн-запись» в редакторе страницы:

#Подписка в календаре

«Все записи в вашем календаре (iCal)» — ссылка на ленту всех записей, «Календарь сотрудника (iCal)» — только записи одного сотрудника. Добавьте ссылку в Яндекс, Google или Apple Календарь как подписку — записи появятся там и будут обновляться сами (как часто — решает календарь).

• В ленте — записи, которые ждут решения, подтверждены или отмечены «Пришёл», за 60 дней назад и на 180 дней вперёд.
• Календарь только показывает записи: создать или изменить запись из календаря нельзя, занятость из вашего календаря в запись не попадает.
• Кнопка со стрелками («Новая ссылка») выпускает новую ссылку. Старая перестаёт работать — календари с ней больше не обновятся.

#Сообщения клиенту и команде

#Клиенту

Сообщения уходят на почту, если клиент её указал, и в мессенджер, если он нажал «Напоминать в …». Если почту сервиса не удалось отправить, запись всё равно создаётся. Адрес почты клиент вписывает сам, и проверить его сервис не может, поэтому писем клиентам ограничено: с аккаунта в час уходит не больше 60 писем о действиях самих клиентов (новая запись, перенос, отмена) и не больше 300 — о ваших действиях и напоминаниях. Сверх этого записи создаются как обычно, но письмо не отправляется.

В каждом сообщении — имя из профиля аккаунта (если заполнено), услуга, длительность, число мест, цена, время по часовому поясу заведения и специалист. Кроме отмены и отклонения, в сообщение добавляется ссылка «Отменить или перенести».

Напоминание уходит только подтверждённым записям:

• записались больше чем за сутки — напоминание за 24 часа;
• записались за 6–24 часа — за 3 часа;
• записались меньше чем за 6 часов до начала — напоминания нет.

После переноса напоминание придёт снова, уже к новому времени.

#Команде

В подключённые мессенджеры уведомлений (см. Мессенджеры) приходят:

• «Новая запись» или «Новая запись — ждёт решения» — когда клиент записался со страницы;
• «Клиент перенёс запись»;
• «Клиент отменил запись».

В уведомлении — имя клиента, число мест, телефон и почта, услуга, время, специалист и комментарий. Ссылка открывает шахматку на нужном дне с карточкой этой записи. Уведомления команде работают на тарифах с мессенджерами в CRM.

#Страница записи клиента

Ссылка «Отменить или перенести» из сообщений и с экрана «Вы записаны» ведёт на личную страницу записи. Входа там нет: ключ — сама ссылка, поэтому клиенту не стоит её пересылать.

На странице — статус («Ждёт подтверждения», «Вы записаны», «Запись отклонена», «Запись отменена», «Визит состоялся», «Запись прошла»), услуга, время и специалист. У активной записи:

• «Добавить в календарь» и кнопки «Напоминать в …»;
• «Перенести» — выбор нового времени у того же специалиста и на ту же услугу, кнопка «Перенести сюда»;
• «Отменить» → «Да, отменить».

Перенести или отменить запись сам клиент может до срока из «Клиент отменяет сам до». После него на странице — «Изменить запись онлайн можно не позднее чем за N ч до начала — теперь только по телефону или в сообщениях.».

#Типовые сценарии

#Салон с несколькими мастерами

1. Добавьте мастеров с графиком каждого и привяжите тех, кто работает в кабинете, к их аккаунтам в команде.
2. Добавьте услуги и отметьте, кто что делает.
3. Поставьте блок «Онлайн-запись» на мульти-ссылку салона. Клиенты, которым всё равно к кому, выберут «Любой свободный специалист».
4. Мастер заходит в «CRM» → «Запись» и видит свой столбец; владелец видит всех.

#Групповые занятия

1. Создайте услугу «Йога», «Мест на одно время» — 12, цена за человека.
2. Клиенты видят «мест: N» под временем и выбирают «Сколько человек».
3. В шахматке занятие — одна плашка «Йога · 7 из 12». Отмечайте, кто пришёл, у каждого участника.

#Проверяю каждую запись сам

1. Выключите «Подтверждать сразу».
2. Новые записи появляются в «Ждут решения» над сеткой и приходят в мессенджер с пометкой «ждёт решения».
3. Подтвердите или откройте запись и отклоните с причиной.

#Мастер заболел

1. В настройках у сотрудника добавьте особый день «выходной» — новые клиенты на этот день не запишутся.
2. В шахматке откройте его записи на этот день и перенесите к другому мастеру или на другой день — клиенты получат сообщение с новым временем. Или отмените.

#Ограничения тарифа

Онлайн-запись доступна не на всех тарифах — см. Тарифы и оплата. Без неё на вкладке «Запись» показывается описание возможности, блок записи на страницах не показывается, а добавить его в редакторе нельзя. Кнопки «Напоминать в …» у клиента и уведомления команде в мессенджеры работают только на тарифах с мессенджерами в CRM. Страница записи учитывается в лимите страниц. Блок записи, который страница сейчас не показывает (вне расписания, по условиям показа, на замороженной странице или при выключенном тарифом виджете), записей не принимает: клиент видит «Запись сейчас закрыта», а услуги и свободное время не отдаются. Просмотр услуг и свободного времени с одного адреса ограничен — обычному клиенту это не мешает.

Участник команды с ролью наблюдателя видит шахматку и настройки, но не может записывать, подтверждать и менять настройки.

#Частые вопросы

#Клиент не видит блок записи на странице

• В тарифе нет онлайн-записи.
• Нет ни одной услуги, которая включена («Показывать клиентам») и которую оказывает сотрудник с галочкой «Принимает записи».
• Блок или страница выключены.

#Клиент пишет, что нет свободного времени

Проверьте график сотрудников и особые дни, а также «Запись не позже чем за» и «Открыта вперёд на». Помните: услуга с перерывом после неё должна целиком поместиться в смену — 90-минутная услуга не встанет в смену, от которой осталось 60 минут.

#Время в шахматке сдвинуто на несколько часов

Проверьте «Часовой пояс заведения» в «Правилах записи»: шахматка, страница записи и сообщения клиенту показывают время в нём.

#Клиенту не пришло письмо

Письмо уходит, только если клиент указал почту. Проверьте адрес в карточке записи. Письма также не уходят, если за последний час достигнут потолок писем с аккаунта. В мессенджер сообщения приходят, только если клиент нажал «Напоминать в …» и привязал бота.

#Можно ли брать предоплату при записи?

Нет, оплата при записи не принимается. Цена услуги показывается клиенту для сведения.

#Записи создают сделки в CRM?

Нет. Записи живут в шахматке, клиент — в «Контактах», а его визиты видны в карточке контакта в блоке «Записи».

#Как удалить запись?

Удалить запись нельзя — её можно отклонить или отменить. Отменённые и отклонённые записи уходят из сетки в список «Отменено и отклонено».